Si vous avez choisi votre caisse en 2024, on vous a probablement dit « c'est certifié NF525, vous êtes tranquille ». Si vous l'avez choisie début 2025, on vous a peut-être dit l'inverse : que l'attestation de votre éditeur ne valait plus rien et qu'il fallait un certificat délivré par un organisme accrédité, avant le 31 août 2026.
Les deux discours ont été vrais, successivement. Et depuis le 21 février 2026, c'est encore autre chose : l'article 125 de la loi de finances pour 2026 a rétabli l'attestation individuelle d'éditeur comme preuve de conformité, à côté du certificat. Ce n'est pas un détail administratif : cela change ce que vous devez exiger de votre éditeur, et ce que vous devez pouvoir sortir le jour d'un contrôle.
Cet article ne compare pas les solutions du marché — c'est l'objet de notre guide de choix d'un logiciel de caisse. Il traite d'une seule question : qu'est-ce qui vous protège, et qui en répond ?
Premier malentendu : NF525 n'est pas la loi
C'est le point qui fait le plus de dégâts, parce qu'il est répété partout, y compris par des commerciaux de bonne foi.
Ce que dit la loi, c'est l'article 286-I-3° bis du Code général des impôts. Il impose à l'assujetti qui enregistre ses règlements sur un logiciel ou système de caisse d'utiliser un logiciel qui satisfait à quatre conditions : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données. Le texte ne nomme aucune marque, aucun référentiel privé, aucun organisme.
NF525 est une certification privée délivrée par Infocert, construite comme un moyen commode de démontrer ces quatre conditions. C'est une preuve possible, souvent solide, et son absence n'est pas en soi une infraction. Un éditeur peut parfaitement satisfaire l'article 286-I-3° bis sans avoir payé une certification NF525 — et à l'inverse, brandir un logo ne dispense pas de l'obligation de produire une preuve valable pour votre version du logiciel.
Retenez la hiérarchie : la loi impose un résultat (quatre conditions techniques), et accepte certains modes de preuve. Le logo n'est ni l'un ni l'autre.
Les deux preuves admises depuis février 2026
Le cadre a bougé deux fois en dix-huit mois. Voici la chronologie utile :
| Période | Preuve admise |
|---|---|
| Jusqu'au 15 février 2025 | Certificat d'un organisme accrédité ou attestation individuelle de l'éditeur |
| 16 février 2025 → 20 février 2026 | Certificat uniquement (l'article 43 de la LF 2025 avait supprimé l'attestation) |
| Depuis le 21 février 2026 | Certificat ou attestation individuelle de l'éditeur, à nouveau |
L'article 125 de la loi de finances pour 2026 a donc annulé l'obligation de certification par organisme accrédité, dont l'échéance était fixée au 31 août 2026, et rendu l'auto-attestation valide. En clair : les deux documents ont désormais la même valeur juridique pour justifier votre conformité.
Ce que cela change concrètement pour vous : un éditeur ne peut plus vous répondre « la certification est en cours, on vous tient au courant ». Il n'a plus d'excuse pour ne pas vous fournir aujourd'hui l'un des deux documents.
Ce que doit contenir l'attestation, et pourquoi c'est vous qui la présentez
L'attestation est individuelle : elle vous est délivrée, à votre nom, pour une version identifiée du logiciel. Une attestation générique publiée sur le site de l'éditeur, sans votre raison sociale et sans numéro de version, ne remplit pas son office.
Vérifiez qu'y figurent :
Votre identité d'assujetti — raison sociale, SIREN. C'est ce qui en fait un document opposable pour votre établissement.
Le nom et la version exacte du logiciel. Une attestation qui ne dit pas quelle version elle couvre ne couvre rien : votre caisse est mise à jour, elle, régulièrement.
La référence explicite à l'article 286-I-3° bis du CGI et aux quatre conditions. Une attestation qui parle vaguement de « conformité fiscale » sans nommer le texte est un argument marketing.
La date et la signature de l'éditeur, qui engage sa responsabilité. C'est tout l'objet du document : l'éditeur affirme, en son nom, que son logiciel satisfait les conditions.
Point important, et souvent mal compris : l'attestation ne transfère pas votre obligation à l'éditeur. L'assujetti, c'est vous. L'éditeur répond de ce que fait son logiciel ; vous répondez de l'utiliser, de conserver vos données et de produire le document en cas de contrôle. Les deux responsabilités coexistent, elles ne se substituent pas.
La sanction : 7 500 € par logiciel, et le vrai risque est ailleurs
L'amende prévue est de 7 500 € par logiciel ou système de caisse non conforme, avec obligation de se mettre en règle dans les soixante jours — et une nouvelle amende du même montant si vous ne l'êtes pas.
Mais dans la pratique, ce n'est presque jamais le poste le plus coûteux. Le vrai risque, c'est le rejet de comptabilité. Si vos données d'encaissement ne sont pas opposables — journal non chaîné, clôtures absentes, archives illisibles — l'administration peut écarter votre comptabilité et reconstituer votre chiffre d'affaires par ses propres méthodes. Le redressement qui en sort n'a plus rien à voir avec 7 500 €.
C'est pourquoi la question à poser à un éditeur n'est pas « êtes-vous conforme ? » mais : « montrez-moi ce que vous produisez le jour d'un contrôle. »
Les quatre conditions, traduites en gestes concrets
Les termes de la loi sont abstraits. Voici à quoi ils correspondent dans un logiciel qui fonctionne réellement.
Inaltérabilité. Chaque encaissement entre dans une chaîne numérotée : chaque écriture porte une empreinte de la précédente. Modifier ou supprimer une ligne casse la chaîne, et cela se voit. Le test simple : demandez si le logiciel sait vous dire où la chaîne casse, et pas seulement affirmer qu'elle ne casse pas.
Sécurisation. Les écritures sont signées avec une clé que l'exploitant ne détient pas. Un point qu'on ne discute jamais assez : que fait le logiciel s'il ne peut pas signer ? La seule bonne réponse est il refuse d'enregistrer. Une caisse qui enregistre sans pouvoir prouver l'intégrité de ses écritures donne une fausse assurance, ce qui est pire qu'une caisse absente.
Conservation. Clôtures journalière, mensuelle et annuelle, avec cumuls et grand total perpétuel. Attention au piège du calendrier : la journée qui compte est la journée d'exploitation, pas l'horloge. À deux heures du matin, la soirée de la veille est encore en cours chez qui ferme à trois heures. Un logiciel qui clôture à minuit coupe vos soirées en deux.
Archivage. Les périodes closes sont figées dans un format ouvert, relisible sans l'éditeur. C'est le critère qui distingue un archivage réel d'un simple export PDF : si vous avez besoin du logiciel pour relire vos archives, vous n'êtes pas archivé, vous êtes captif.
Les points aveugles que personne ne vérifie
Les mouvements d'espèces hors vente. Le fond de caisse posé le matin, le prélèvement de deux cents euros pour aller chercher de la monnaie, le comptage du soir : ces écritures ne portent aucun chiffre d'affaires, mais elles se falsifient exactement comme une recette. Effacer un prélèvement fait disparaître un trou. Elles doivent entrer dans la chaîne, au même titre qu'un encaissement — et sans gonfler le total de la période, sinon un fond de caisse de deux cents euros devient deux cents euros de recette.
La différence entre annuler et rembourser. Ce n'est pas la même opération, et un logiciel qui les confond produit un journal faux. Annuler efface une vente qui n'a pas eu lieu ; rembourser enregistre un mouvement d'argent en sens inverse, sur une vente qui a bien eu lieu. Les deux doivent laisser une trace distincte.
Le duplicata. Un client qui redemande son ticket doit recevoir un document identifié comme duplicata, tracé et numéroté. Réimprimer silencieusement un ticket original, c'est produire deux justificatifs pour une seule vente.
Ce qui se passe après la résiliation. C'est le point le plus négligé, et le plus coûteux. Votre obligation de conservation court six ans à compter de l'enregistrement (article L102 B du Livre des procédures fiscales). Elle ne s'interrompt pas quand votre abonnement s'arrête. Posez la question franchement : si j'arrête, est-ce que je peux encore lire mon journal, mes clôtures et mes archives ? Et à quel prix ? Un éditeur qui vous fait racheter l'accès à votre propre passé vous vend une rente sur une obligation légale.
Notez au passage que cette conservation échappe au droit à l'effacement du RGPD : elle répond à une obligation légale (article 17.3.b), et ne peut donc pas faire l'objet d'une demande de suppression anticipée. Ce n'est pas une position d'éditeur, c'est le droit.
Les huit questions à poser avant de signer
À faire par écrit, et à conserver avec le contrat :
1. Me fournissez-vous une attestation individuelle à mon nom, ou un certificat d'organisme accrédité ? Puis-je le voir maintenant ?
2. Le document mentionne-t-il la version exacte du logiciel, et que se passe-t-il à la mise à jour suivante ?
3. Le logiciel sait-il vérifier sa propre chaîne et me dire où elle casse ?
4. Sur quelle journée d'exploitation la clôture s'appuie-t-elle, et est-elle réglable sur mes horaires ?
5. Les mouvements de tiroir hors vente entrent-ils dans la chaîne, sans compter comme du chiffre d'affaires ?
6. Dans quel format les archives sortent-elles, et puis-je les relire sans vous ?
7. Après résiliation, pendant les six ans, que puis-je encore consulter, et à quel prix ?
8. La conformité est-elle incluse, ou facturée comme une option ? (Question de bon sens : un éditeur qui la vend en supplément vend la partie dont il répond lui-même.)
Notre position, et ce qu'elle nous coûte
Nous avons pris une décision qui mérite d'être expliquée, parce qu'elle est contre-intuitive commercialement : chez QTable, la conformité fiscale n'est pas dans le module payant.
Le module Caisse vend le comptoir : encaisser en espèces, en carte, en chèque ou en titres-restaurant, rendre la monnaie, partager une note par part, par article ou au montant libre, ouvrir et compter le tiroir, tirer un X à la demande et un Z ventilé par taux de TVA.
La chaîne inaltérable, les clôtures automatiques, l'archivage, le ticket de la vente et la lecture du journal — y compris après résiliation, pendant les six ans — sont gratuits pour tous. Le raisonnement est simple : c'est l'éditeur qui signe l'attestation, donc l'éditeur qui porte le risque. On ne peut pas faire dépendre d'un paiement ce dont on répond soi-même.
Corollaire assumé : nous ne devenons un logiciel de caisse que là où nous enregistrons un règlement. Si vous prenez vos commandes en ligne et qu'elles sont réglées sur votre propre encaissement, nous transmettons une commande et son montant — nous n'enregistrons aucun règlement, et nous ne vous vendons pas une caisse dont vous n'ouvrez jamais le tiroir. C'est le sujet de notre article sur la commande en ligne sans commission.
Notre attestation d'éditeur est signée et téléchargeable depuis le back-office, dans la version qui correspond à celle que vous utilisez.
Questions fréquentes sur la conformité des logiciels de caisse
La certification NF525 est-elle obligatoire ?
Non. L'obligation légale est celle de l'article 286-I-3° bis du CGI : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage. NF525 est une certification privée qui constitue un moyen de le démontrer, pas l'obligation elle-même. Depuis le 21 février 2026, une attestation individuelle d'éditeur a la même valeur probante qu'un certificat d'organisme accrédité.
Qu'a changé l'article 125 de la loi de finances 2026 ?
Il a rétabli, à compter du 21 février 2026, la possibilité de justifier sa conformité par une attestation individuelle délivrée par l'éditeur. L'article 43 de la loi de finances 2025 l'avait supprimée en février 2025 au profit du seul certificat d'organisme accrédité, dont l'échéance était fixée au 31 août 2026. Cette échéance n'a plus lieu d'être.
Quelle est l'amende en cas de logiciel non conforme ?
7 500 € par logiciel ou système de caisse, avec obligation de régularisation sous soixante jours et une nouvelle amende du même montant à défaut. Le risque financier principal reste toutefois le rejet de comptabilité et la reconstitution du chiffre d'affaires par l'administration.
Un site de commande en ligne est-il un logiciel de caisse ?
Cela dépend de ce qu'il enregistre. La doctrine administrative visait explicitement les systèmes de caisse accessibles en ligne. Transmettre une commande et son montant ne suffit pas ; enregistrer un règlement fait entrer l'outil dans le champ de l'article 286-I-3° bis. La dispense prévue pour le e-commerce exige que la totalité des encaissements passe par un établissement de crédit, et tombe dès qu'une partie est réglée autrement — ce qui est le cas dès qu'on accepte des espèces au comptoir.
Que deviennent mes données de caisse si je change de logiciel ?
Votre obligation de conservation court six ans à compter de l'enregistrement (article L102 B du LPF), indépendamment de votre abonnement. Exigez avant de signer un export dans un format ouvert et relisible sans l'éditeur, et faites préciser par écrit ce qui reste consultable, et à quel prix, après la fin du contrat.